REPORTE AU : DIRECTEUR FINANCIER
Objectifs du rôle
Le rôle est de réconcilier les revenus de l’Hôtel et de l’application des procédures internes. A sa propre initiative peut procéder à des contrôles aléatoires sur le terrain. En charge du contrôle des coûts Food and Beverage et coûts divers. Garantir des chiffres tout à fait fiables et garant du suivi des procédures internes pour l’encodage des revenus.
Acteur clé dans la gestion du système POS (Vectron System) et du PMS (Opera).
Responsabilités et activités clés
1 Vérification des Revenus dans le système POS Vectron
– Contrôle et posting des couverts par points de vente
– Contrôle des discounts accordés
– Contrôle des annulations de revenus sur base des back-up fournis
– Réconcilier les revenues du POS Vectron vs PMS Opera, explications et/ou corrections si hors balance
– Contrôle des « Officer check » si tout est en accord avec la procédure
– Suivi et contrôle des tables ouvertes
2 Vérification des Revenus Opera
– Contrôle des pré-authorisations et paiements par carte de crédit + réconciliation de ces transactions avec le paiement reçu à la banque
– Contrôle, réconciliation et gestion de l’argent liquide (comptage et paid-out)
– Vérification des fiches de police et profil complété dans Opera
– Suivi des déposits individuels
– Contrôle des discounts et rebates (officer check, complementaries room, staff discount, negative postings)
– Suivi et contrôle des posting « No-Show »
– Suivi et contrôle du guest ledger
– Vérification « discrepancy » réservation et le prix de chambre appliqué sur base des tarifs en vigueur
– Vérification des montants ouverts « client hors balance »
– Vérification du « trial balance » Vs S+S et du « deposit ledger »
– Suivi des taux de change fournis par la banque au General Cashier
– Contrôle des Revenus Parking Vs Opera
– Vérification des corrections PM
3 Concordance des revenus dans les différents systèmes (POS – PMS – ERP)
4 Mise en place de process de contrôle et création de procédures en collaboration avec le Directeur Financier et/ou le Chief Accountant
5 Informe et forme les nouveaux arrivants sur les procédures internes au FO et au F&B
6 Gestion des terminaux de paiements + Vectron et Opera avec IT
7 Gestion des plaintes clients sur carte de crédit
8 Gestion des rapports Opera
9 Personne de contact pour les points de vente en cas de problème de revenus
10 Mise en place de contrôle aléatoire périodique dans les points de vente afin d’éviter la fraude
11 Supervision des inventaires Food & Beverage et matériel Stewarding
12 Contrôle des coûts directs (achats F&B, services externes refacturés aux clients, etc)
13 Menu-engineering : analyse des ventes F&B, ajustement des prix de ventes des articles
14 Encodage des nouveaux articles F&B dans le système POS Vectron
15 Reporting mensuel et sur demande du revenue et des coûts
